【無料テンプレ付】個人事業主の電子帳簿保存法
フォルダ分けと命名ルール

個人事業主がまず確認する「電子取引」

メールに添付された請求書、通販サイトから取得した領収書、クレジットカードやETCの利用明細など、電子データで受け取った取引情報が対象になります。紙で受け取った書類と、最初から電子で受け取った書類は保存方法を分けて考えると整理しやすくなります。

保存ルールは「場所・名前・確認日」の3つ

コスト0円で始めるフォルダ構成

電子取引
└── 2026年
    ├── 01月
    │   ├── 受取
    │   └── 発行
    ├── 02月
    │   ├── 受取
    │   └── 発行
    └── 事務処理規程・参考資料

年が変わったらフォルダを複製して、年だけ変更します。GoogleドライブやOneDriveを使う場合も、保存ルールとアクセス権限を先に決めておくと、後から探す人が変わっても迷いにくくなります。

請求書のファイル名ルールと具体例

20260823_株式会社サンプル_55000_請求書.pdf のように、日付、取引先、金額、書類種別をアンダースコアで区切ります。日付は西暦8桁、金額はカンマや通貨記号を付けない半角数字にすると、名前順と検索の両方で扱いやすくなります。

無料Excel管理表を使う場合

ファイル名だけでなく一覧でも確認したい場合は、日付・取引先・金額・書類種別・保存先を記録します。黄色の入力欄に入力すると、推奨ファイル名が自動生成されます。Googleスプレッドシートで使う場合は、Excelファイルをアップロードしてコピーを作成してください。

無料Excel管理表をダウンロード 雛形一覧を見る

毎月5〜10分の確認手順

1. メール、クラウドサービス、ネット通販、カード明細を確認する
2. 電子データを該当月のフォルダへ保存する
3. ファイル名を統一し、管理表の1行に記録する
4. 会計ソフトや帳簿の金額・日付と照合する
5. 保存漏れや重複がないことを確認する

既存の保存ルール記事との使い分け

電子帳簿保存法の全体像や紙・電子データの分け方は開業直後に決めたい3つの保存ルール、メールやクラウドから届く書類の扱いは電子取引データ保存の始め方で整理しています。この記事は、そこから一歩進んだフォルダ名とファイル名の実務に特化しています。

参考にした公的情報

• 国税庁「電子取引関係」
• 国税庁「電子帳簿保存」
• 国税庁「電子帳簿保存法の概要」

上記リンクは2026年8月30日時点で確認しています。制度改正や個別の保存方法は、最新の公式案内をご確認ください。